1.
Согласование с заказчиком объема работ, видов документов и их специфики:
Законодательством Республики Беларусь предусмотрена процедура списания и уничтожения документов, сроки, хранения которых истекли. Согласно Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24.05.2012 № 143, данная процедура состоит из следующих основных этапов:
1. Проведение экспертизы ценности документов с целью установления сроков их хранения, отбора на хранение и уничтожения документов с истекшими сроками;
2. Списание таких документов и составление акта о выделении этих документов к уничтожению;
3. Обработка документов длительного срока хранения за данный период, их формирование, подшивка или переплет, составление описей. Архивная обработка данных документов подтверждает их наличие и, соответственно, законность уничтожения документов выделенных на уничтожение. Эти документы остаются на хранении в архиве предприятия или передаются на хранение в государственные архивы;
4. Утверждение и согласование акта и описей дел экспертной комиссией организации и утверждение их руководителем;
5. Физическое уничтожение, выделенных к уничтожению документов. Эти документы сдаются в организации, ведающие заготовкой вторсырья в виде макулатуры с выпиской товарно-транспортной накладной либо уничтожаются путем сожжения, если они представляют коммерческую тайну или по другим причинам.
Данная работа называется научно-технической (архивной) обработкой документов. После ее проведения в организации остаются документы 2-х видов: дела долговременного хранения (постоянно, 75 лет, свыше 10 лет) и комплект документов, подтверждающий законность уничтожении, состоящий из акта о выделении к уничтожению, описей дел длительного хранения, протокола заседания экспертной комиссии, историко-архивной справки, товарной или товарно-транспортной и др.
Работа по научно-технической (архивной) обработкой документов может выполнятся как самой организацией, так и с привлечением специалистов сторонних организаций. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности» данный вид деятельности (научно-техническая (архивная) обработка документов) не подлежит лицензированию и соответственно получение специального разрешения (лицензии) не требует.
Мы выполняем весь комплекс работ по принципу от А до Я.
При выборе наших специалистов комплекс работ будет состоять из следующих этапов:
- выезд к в организацию с целью оценки объема работ, оценки состояния документов, обсуждения с заказчиком их пожеланий.
- обсчет стоимости и согласование сметы на проведения работ с заказчиком.
- согласование с заказчиком сроков проведения работ, заключение договора.
Данные услуги выполняются бесплатно.
После заключения договора и согласования с заказчиком всех необходимы процедур наши специалисты приступают к их выполнению. Комплекс работ включает в себя следующие основные этапы:
- выезд в организацию для проведения экспертизы, отбор документов с истекшими сроками хранения, подготовка их к утилизации;
- отбор документов длительного срока хранения для их последующего формирования и подготовки к хранению;
- обработка документов длительного срока хранения;
- составление акта, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, описей дел, историко-архивной справки либо предисловия к описям дел (научно-справочный аппарат при необходимости) и других документов, представление их на согласование экспертной комиссии заказчика, согласно протокола, и утверждение этих документов руководителем организации. Сдача заказчику дел долговременного хранения.
Дальнейшее сопровождение комплекса работ:
- сдача документов, выделенных к уничтожению в организацию, занимающуюся заготовкой вторсырья.
Документы сдаются в виде макулатуры, по товарной или товарно-транспортной накладной. Мы работаем с УП «Экобелвторресурсы». Заготовитель бесплатно предоставляет собственный транспорт для вывоза макулатуры и оплачивает оплату заказчику за сданную макулатуру согласно прейскуранта цен.
При необходимости заготовитель выдает Акт о включении объема сданной макулатуры в госзаказ Республики Беларусь и подтверждает его соответствующими документами.
- предоставление заказчику оформленной товарной или товарно-транспортной накладной, заитоживание акта о выделении к уничтожению документов.
После этого комплекс работ считается выполненным, документы физически уничтоженными, архив организации включает в себя обработанный документы долговременного хранения и при запросе документов за данный период контролирующими органами им предоставляется копия оформленного акта о выделении к уничтожению.
Более подробную информацию об услуге
и стоимости видов работ вы можете получить
по телефонам:
Более подробную информацию об услуге
и стоимости видов работ вы можете получить
по телефонам:
+375 29 108-70-57 (Velcom)
+375 29 708-70-57 (МТС)
Мурашко Андрей
Примеры этапов выполнения работ:
2.
Экспертиза, отбор и сортировка документов согласно требований заказчика:
3.
Выделение к уничтожению отобранных документов, их упаковка, составление акта:
4.
Вывоз выделенных к уничтожению документов на предприятие заготовки вторичного сырья:
5.
Сдача выделенных к уничтожению документов, оформление товарно-транспортной накладной, подтверждающей физическое уничтожение документов:
6. РЕЗУЛЬТАТ:
- освобождение площади для дальнейшего хранения текущих документов:
7. РЕЗУЛЬТАТ:
- освободивщиеся папки и короба можно повторно использовать для хранения
8. РЕЗУЛЬТАТ:
- сданные документы оплачиваются предприятию по весу, как утильсырье:
| В любых условиях, в любых количествах! |
Еще примеры выполненных работ >>>